Satzung zum Schutz personenbezogener Kundendaten

1. Verpflichtung von Adagio zum Schutz Ihrer Privatsphäre

Als Tochtergesellschaft von zwei großen Touristikunternehmen, ACCOR und Groupe Pierre & Vacances Center Parcs, ist es unser vorrangiges Anliegen, Ihnen hochwertige Aufenthalte anzubieten.

Ihre volle Zufriedenheit und Ihr Vertrauen sind für uns von wesentlicher Bedeutung.

Aus diesem Grund haben wir eine Richtlinie zum Schutz Ihrer Privatsphäre eingeführt, um Ihren Erwartungen und unseren Verpflichtungen gerecht zu werden. Diese Richtlinie legt unsere Verpflichtungen Ihnen gegenüber fest und erläutert die Art und Weise, wie wir mit den personenbezogenen Daten, die Sie uns bei Ihrer Buchung oder während Ihres Aufenthalts übermitteln, umgehen. 

2. Einwilligung

Unter „personenbezogenen Daten“ verstehen wir sämtliche Informationen, die in einem Format erhoben und erfasst werden, dass Ihre persönliche Identifizierung als natürliche Person ermöglicht. Wir empfehlen Ihnen, dieses Dokument und die darin enthaltene Beschreibung unserer Datenschutzpolitik vollständig durchzulesen, bevor Sie uns diese Informationen übermitteln.

Diese Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten ist Bestandteil der Geschäftsbedingungen, denen unsere Beherbergungsleistungen unterliegen. Durch die Annahme unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen stimmen Sie ausdrücklich den Bestimmungen dieser Richtlinie zu.

3. Unsere Grundsätze im Hinblick auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, verpflichten wir uns zur Anwendung und Einhaltung der folgenden Grundsätze:

1. Transparenz: Bei der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten übermitteln wir Ihnen sämtliche Informationen und unterrichten Sie über den Zweck und die Empfänger der Daten.
2. Rechtmäßigkeit: Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den in dieser Richtlinie genannten Zwecken.
3. Sachdienlichkeit und Richtigkeit: Wir erheben lediglich die zur Datenverarbeitung erforderlichen personenbezogenen Daten. Wir ergreifen sämtliche angemessenen Maßnahmen, um die Richtigkeit und Aktualität der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
4. Aufbewahrung: Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies für ihre Verarbeitung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erforderlich ist.
5. Zugriff, Berichtigung, Widerspruch: Sie haben die Möglichkeit, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, diese zu ändern, zu berichtigen oder zu löschen. Sie können ferner der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, insbesondere, um eine Verwendung für Werbezwecke auszuschließen.
6. Vertraulichkeit und Sicherheit: Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Veränderung, unbeabsichtigtem oder unrechtmäßigem Verlust, unbefugter Nutzung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang zu schützen.
7. Weitergabe und internationale Datentransfers: Wir sind berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten an unsere Gesellschafter oder an Dritte (wie beispielsweise Partnerunternehmen und/oder Dienstleister) für die in dieser Richtlinie genannten Zwecke weiterzugeben. Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um die Sicherheit der Weitergabe und der Übertragung der Daten zu gewährleisten.

4. Anwendungsbereich

Diese Richtlinie gilt:

1. Für alle Verarbeitungstätigkeiten in unseren Aparthotels, die (vom Unternehmen ADAGIO SAS) direkt oder von ADAGIO (aufgrund eines Managementauftrags) oder dessen Franchisenehmern indirekt betrieben werden; 
2. Für unsere Buchungs-Websites, insbesondere www.adagio-city.com
3. Obwohl unsere Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre unserer Kunden nicht zwingend auf unsere von Franchisenehmern betriebenen Aparthotels übertragen werden kann, bemühen wir uns nach besten Kräften, die in dieser Richtlinie festgelegten Grundsätze zu fördern, damit unsere Franchisenehmer die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geltenden Gesetze beachten.

5. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?

Wir müssen Sie als Kunden zu gegebener Zeit um Angaben zu Ihrer Person bzw. zu Mitgliedern Ihrer Familie bitten, wie beispielsweise:

• Kontaktdaten (z. B. Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc.);
• personenbezogene Angaben (z. B. Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit etc.);
• Angaben zu Ihren Kindern (z. B. Vorname, Geburtsdatum, Alter etc.);
• Ihre Kreditkartennummer (für Transaktions- und Buchungszwecke);
• Ihre Mitgliedsnummer im Rahmen des Treueprogramms oder eines anderen Partnerprogramms (z. B. von Fluggesellschaften);
• Ihr Ankunfts- und Abreisedatum;
• Ihre Vorlieben und Interessenschwerpunkte (z. B. Raucher- oder Nichtraucherzimmer, bevorzugtes Stockwerk, Art der Bettwaren, Art der Zeitungen/Zeitschriften, Sport- oder kulturelle Interessen);
• Ihre Fragen/Kommentare während oder nach einem Aufenthalt in einem unserer Häuser.

Bei Personen unter 18 Jahren beschränkt sich die Erhebung von Informationen auf deren Namen, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum. Diese Angaben dürfen wir nur von einem Erwachsenen entgegennehmen. Bitte achten Sie darauf, dass uns Ihre Kinder ohne Ihre Einwilligung keine personenbezogenen Daten übermitteln (insbesondere über das Internet). Sollte dennoch eine derartige Datenübermittlung stattgefunden haben, können Sie mit unserer Abteilung Datenschutz (Abschnitt „Zugriff und Änderung“) Kontakt aufnehmen, um die Löschung dieser Angaben zu veranlassen.

Wir erheben bewusst keine sensiblen Daten, wie beispielsweise Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugung, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, Gesundheitsdaten oder sexuelle Orientierung.

Ferner können gemäß den vor Ort geltenden Gesetzen auch andere Informationen als sensibel betrachtet werden, darunter insbesondere Ihre Kreditkartennummer, Ihre Freizeitaktivitäten, Ihre persönlichen Aktivitäten und Ihre Hobbys, die Tatsache, ob Sie Raucher oder Nichtraucher sind, etc. Wir müssen diese Informationen gegebenenfalls erheben, um Ihre Wünsche erfüllen und Ihnen einen geeigneten Service, beispielsweise bei einer speziellen Ernährungsweise oder Diät, gewährleisten zu können.

In einem solchen Fall kann, abhängig von den geltenden Gesetzen in bestimmten Ländern, Ihre vorherige Einwilligung in die Erhebung solcher sensibler Informationen erforderlich sein.

6. Wann erheben wir ihre personenbezogenen Daten?

Personenbezogene Daten können bei verschiedenen Gelegenheiten erhoben werden, insbesondere bei:

1. Beherbergungsleistungen und damit verbundenen Tätigkeiten:
   • Buchung eines Aparthotels;
   • Anmeldung und Bezahlung;
   • Verzehr an der Bar oder im Restaurant des Aparthotels während eines Aufenthalts;
   • Anfragen, Beschwerden und/oder Streitigkeiten.
2. Teilnahme an Marketingprogrammen oder -aktionen:
   • Registrierung in Treueprogrammen;
   • Teilnahme an Umfragen zur Kundenzufriedenheit;
   • Online-Wettbewerbe oder -Spiele;
   • Abonnements von Newsletters, um Angebote und Informationen zu Werbeaktionen per E-Mail zu erhalten;
   • Anforderung eines Kostenvoranschlags;
   • Einholung telefonischer Auskünfte.
3. Übermittlung von Informationen durch Dritte an uns:
   • Reiseveranstalter, Reisebüros, GDS-Buchungssysteme und Sonstige;
4. Aktivitäten im Internet:
   • Besuch der Websites von Adagio, all.accor.com, Pierre&Vacances (IP-Adresse, Cookies);
   • Online-Formulare (Online-Buchung, Fragebögen, Seiten von Adagio in sozialen Netzwerken, Netzwerk-Anmeldeeinrichtungen wie Facebook Login etc.).

7. Für welche Zwecke erheben wir personenbezogene Daten?

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

1. Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden.
2. Abwicklung der Buchungen von Apartments und der Reservierungsanfragen:
   • Erstellung und Aufbewahrung der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente unter Beachtung von Bilanzierungsgrundsätzen.
3. Verwaltung Ihres Aufenthalts im Aparthotel:
   • Nachverfolgung Ihrer Nutzung von Leistungen (Telefon, Bar, Pay-TV etc.);
   • Verwaltung des Zugangs zu den Apartments;
   • Führung einer internen Liste von Gästen, die sich während ihres Aufenthalts im Aparthotel unangemessen verhalten haben (aggressives oder ungebührliches Benehmen, Verstoß gegen den Beherbergungsvertrag, Verstoß gegen Sicherheitsvorschriften, Diebstahl, Beschädigung und Vandalismus oder Unregelmäßigkeiten bei der Zahlung).
4. Verbesserung unserer Beherbergungsdienstleistungen, insbesondere:
   • Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Kunden-Marketingprogramms zur Durchführung von Marketingmaßnahmen, zur Förderung von Marken und zur besseren Einschätzung Ihrer Ansprüche und Wünsche;
   • Anpassung unserer Produkte und Leistungen, um Ihren Ansprüchen bestmöglich gerecht zu werden;
   • Personalisierung kommerzieller Angebote und Werbebotschaften, die wir Ihnen zusenden;
   • Informationen über Sonderangebote und neue Leistungen von Adagio oder einem seiner Gesellschafter.
5. Verwaltung unserer Kundenbeziehungen vor, während und nach Ihrem Aufenthalt:
   • Verwaltung des Treueprogramms;
   • Pflege der Kundenstammdaten;
   • Kundensegmentierung basierend auf der Buchungshistorie und den Reisegewohnheiten der Kunden zum Zweck der Aussendung zielgerichteter Kommunikation;
   • Vorhersage und Vorwegnahme künftiger Verhaltensweisen;
   • Ausarbeitung von Statistiken und kommerziellen Bewertungen sowie Erstellung von Berichten;
   • Bereitstellung der Kontextdaten für das Angebots-Push-Tool, wenn ein Kunde unsere Websites besucht oder eine Buchung vornimmt;
   • Kenntnis und Verwaltung der Vorlieben von neuen und wiederkehrenden Kunden;
   • Zusendung von Newsletters, Aktionsangeboten und touristischen Übernachtungs- oder Dienstleistungsangeboten oder von Angeboten unserer Partner oder telefonische Kontaktaufnahme mit Ihnen;
   • Verwaltung der Abbestellungen von Newsletters, Aktionsangeboten, touristischen Angeboten und Umfragen zur Kundenzufriedenheit;
   • Berücksichtigung des Rechts auf Widerspruch;
   • Auffindung der in den Aparthotels anwesenden Personen im Falle schwerwiegender Ereignisse, die sich auf den betreffenden Standort auswirken (Naturkatastrophen, Terroranschläge etc.) durch einen speziellen Telefondienst.
6. Durchführung von Abgleichen, Analysen und Zusammenführungen von Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Buchung oder Ihrem Aufenthalt erhoben wurden, durch einen vertrauenswürdigen Dritten zur Ermittlung Ihrer Interessenschwerpunkte und zur Erstellung Ihres Kundenprofils, um Ihnen personalisierte Angebote unterbreiten zu können.
7. Verbesserung unserer Dienstleistungen, insbesondere:
   • Durchführung von Umfragen und Analyse von Fragebögen und Gästekommentaren;
   • Bearbeitung von Beschwerden;
   • Ermöglichung der Teilnahme an unserem Treueprogramm.
8. Absicherung und Verbesserung der Nutzung unserer Website durch unsere Kunden, insbesondere:
   • Verbesserung der Navigation;
   • Umsetzung von Maßnahmen zur Datensicherheit und Betrugsbekämpfung.
9. Beachtung der vor Ort geltenden Gesetze (beispielsweise zur Aufbewahrung von Buchhaltungsbelegen)

8. Bedingungen für den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten durch Dritte

Um die ordnungsgemäße Durchführung unserer Dienstleistungen gewährleisten zu können, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten vorbehaltlich der nachstehenden Bedingungen an interne und externe Empfänger weitergeben:

a) Innerhalb von Adagio: Wir sind berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten an folgende Personen weiterzugeben und ihnen Zugriff auf Ihre Daten zu gewähren:

• Mitarbeiter des Aparthotels, in dem Sie gebucht haben;
• Buchungspersonal, das unsere Buchungssysteme einsetzt;
• IT-Abteilungen;
• Geschäftspartner und Marketing-Dienste;
• gegebenenfalls medizinische Dienste;
• gegebenenfalls Rechtsberatungsdienste;
• allgemein jede geeignete Person im Zusammenhang mit bestimmten Kategorien personenbezogener Daten.

b) Bei Dienstleistern und Partnern: Wir sind berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten an Dritte zu übermitteln, um Leistungen für Sie erbringen und Ihren Aufenthalt angenehmer gestalten zu können, insbesondere an:

1. Externe Dienstleister: IT-Subunternehmer, internationale Call-Center, Banken, Kreditkartenaussteller, externe Rechtsberater, Druckereien.
2. Kaufmännische Partner: Sofern Sie hiergegen keinen Widerspruch bei unserer Datenschutzabteilung eingelegt haben, sind wir berechtigt, Ihr Profil zu ergänzen, indem wir bestimmte Sie betreffende Informationen an unsere bevorzugten kaufmännischen Partner weitergeben. In diesem Fall können Abgleiche, Analysen und Zusammenführungen Ihrer Daten durch einen vertrauenswürdigen Dritten vorgenommen werden. Diese Datenverarbeitung ermöglicht uns, Ihre Interessenschwerpunkte und Ihr Kundenprofil zu bestimmen und Ihnen auf Sie persönlich zugeschnittene Angebote zuzusenden.
3. Websites sozialer Netzwerke: Damit Sie auf der Website erkannt werden können, ohne dass Sie dazu ein Anmeldeformular ausfüllen müssen, haben wir für Sie das Facebook-Anmeldesystem eingerichtet. Wenn Sie sich über das Facebook-Anmeldesystem anmelden, ermächtigen Sie uns ausdrücklich, auf Ihre öffentlichen Daten in Ihrem Facebook-Konto sowie auch auf andere während der Benutzung des Facebook-Anmeldesystems verwendete Daten zuzugreifen und diese zu speichern. Wir sind ferner berechtigt, Facebook Ihre E-Mail-Adresse mitzuteilen, um festzustellen, ob Sie bereits Facebook-Nutzer sind, und gegebenenfalls auf Sie persönlich zugeschnittene, relevante Werbung auf Ihrem Facebook-Konto anzuzeigen.

c) Behörden vor Ort: Gegebenenfalls sind wir auch verpflichtet, Ihre Daten an Behörden vor Ort zu übermitteln, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder im Rahmen einer Ermittlung und gemäß den vor Ort geltenden Vorschriften erforderlich ist.

9. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei internationalen Datentransfers

Zu den in Abschnitt 7 dieser Richtlinie ausgeführten Zwecken sind wir berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten an interne oder externe Empfänger zu übertragen, die gegebenenfalls in Ländern ansässig sind, welche ein unterschiedliches Niveau des Schutzes personenbezogener Daten aufweisen.

Daher ergreifen wir zusätzlich zur Umsetzung dieser Richtlinie geeignete Maßnahmen zur Gewährleistung der sicheren Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an ein Adagio-Unternehmen oder an einen externen Empfänger mit Sitz in einem Land, dessen Datenschutzniveau nicht dem Schutzniveau des Landes entspricht, in dem die personenbezogenen Daten erhoben wurden.

In diesem Zusammenhang können Ihre Daten, insbesondere im Rahmen des Buchungsvorgangs, an Aparthotels übermittelt werden, die sich außerhalb der Europäischen Union befinden, insbesondere in den folgenden Ländern: Brasilien, Vereinigte Arabische Emirate, Marokko, Katar, Russland, Dubai.

Die nicht zur Durchführung Ihrer Buchung erforderlichen Datenströme in Länder, die nicht über einen gleichwertigen Schutz der personenbezogenen Daten verfügen, werden durch die von der Europäischen Kommission festgelegten Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern geregelt.

10. Datensicherheit

In Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen ergreifen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unrechtmäßiger oder unbeabsichtigter Zerstörung, unbeabsichtigtemVerlust oder unbeabsichtigter Veränderung sowie vor unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang. Zu diesem Zweck haben wir technische Maßnahmen (z. B. Firewalls) sowie organisatorische Maßnahmen (z. B. Anmeldesysteme mit Benutzer-ID/Kennwort, physische Schutzmaßnahmen etc.) getroffen.

Wenn Sie im Rahmen einer Buchung Kreditkartendaten übermitteln, wird zur Gewährleistung einer sicheren Abwicklung Ihrer Transaktionen eine SSL-Verschlüsselungstechnik (Secure Socket Layer) eingesetzt.

11. Cookies und andere Tracking-Systeme

Wir nutzen auf unserer Online-Buchungsseite Cookies und andere Tracking-Systeme. Nähere Informationen zur Nutzung und Konfiguration dieser Tracking-Systeme finden Sie in unserer Tracking-Richtlinie.

12. Aufbewahrung der Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich über den Zeitraum auf, der für die in dieser Richtlinie ausgeführten Zwecke erforderlich ist oder den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entspricht.

13. Zugriff und Änderung

Sie haben das Recht, auf Ihre von uns erhobenen personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu ändern.

Sie haben ferner ein Recht auf Widerspruch sowie ein Recht darauf zu bestimmen, wie mit Ihren Daten nach Ihrem Tod zu verfahren ist. Diese Rechte können Sie durch Übersendung einer schriftlichen Mitteilung an die nachstehende Anschrift ausüben.

Bei Problemen bezüglich der Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail direkt an die Datenschutzabteilung unter der E-Mail-Adresse data.privacy@adagio-city.com oder schriftlich an folgende Anschrift:

ADAGIO SAS Département Protection des Données Personnelles  (Data Privacy) 11, rue de Cambrai 75019 Paris, France

Im Interesse der Vertraulichkeit und des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten müssen wir Sie identifizieren, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können. Zu diesem Zweck werden wir Sie gegebenenfalls bitten, Ihrem Ansuchen eine Kopie eines amtlichen Ausweisdokuments, beispielsweise Ihres Führerscheins oder Ihres Reisepasses, beizufügen.

Sind Ihre personenbezogenen Daten nicht zutreffend, nicht vollständig oder nicht aktuell, übermitteln Sie die Änderungen bitte an die vorgenannte Datenschutzabteilung.

Alle Ansuchen werden so schnell wie möglich und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen bearbeitet.

Sie können ferner Ihre Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten geltend machen, die von einem Aparthotel nach einem Aufenthalt aufbewahrt und verarbeitet werden. Zu diesem Zweck setzen Sie sich bitte direkt mit dem betreffenden Aparthotel in Verbindung.

14. Aktualisierung

Es steht uns frei, die vorliegende Richtlinie jederzeit zu ändern. Wir bitten Sie daher, diese Richtlinie regelmäßig einzusehen, insbesondere bei Vornahme einer Buchung in einem unserer Aparthotels.

15. Fragen und Ansprechpartner

Bei Fragen bezüglich dieser Richtlinie und unserer Datenschutzpolitik wenden Sie sich bitte an die Datenschutzabteilung (Abschnitt „Zugriff und Änderung“).